RODO

Klauzula informacyjna do przesłania e-mailem dla kontrahentów/potencjalnych kontrahentów

Szanowni Państwo,

w związku z wejściem w życie ogólnego rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z  przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz.UE.L,z 2016 nr 119, str.1) o ochronie danych osobowych z dnia 27 kwietnia 2016 r. (dalej: Rozporządzenie) informuję, iż jeżeli prześlecie Państwo do nas zapytanie ofertowe lub zawrzecie w wyniku przesłanej oferty z nami umowę, w której zawarte będą dane osobowe Państwa lub Państwa pracowników/współpracowników wskazanych jako osoby do kontaktu to informujemy, że:

1. Administratorem danych osobowych jest Hala Gdańsk – Sopot Sp. z o.o. z siedzibą w Gdańsku przy ul. Plac Dwóch Miast 1, 80-344 Gdańsk, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy Gdańsk-Północ w Gdańsku, VII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem 0000216102,
2. Wyznaczyliśmy osobę , z którą można skontaktować się w następujący sposób: e-mail iod@ergoarena.pl,
3. Dane osobowe udostępnione przez Państwa przetwarzane będą w celu realizacji umowy lub podjęcia działań niezbędnych do tego, by umowa w oczekiwanym kształcie została zawarta, jak również na potrzeby wypełnienia przez Administratora obowiązków wynikających z obowiązujących przepisów, w szczególności przepisów podatkowo-księgowych, tj. na podstawie art. 6 ust 1 pkt b) i c) Rozporządzenia,
4. Jednocześnie w celu zapewnienia bezpieczeństwa i porządku publicznego oraz ochrony osób i mienia, zgodnie z art. 5 i art. 6 ust. 1 pkt c i f ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych z dnia 27 kwietnia 2016 r. na terenie siedziby Administratora funkcjonuje monitoring wizyjny. Materiały pozyskane z monitoringu będą wykorzystane wyłącznie w celu określonym w zdaniu poprzednim,
5. Dostęp do materiałów pozyskanych z monitoringu mają jedynie osoby, które są upoważnione do przetwarzania zawartych tam danych, jak również podmioty upoważnione na podstawie obowiązujących przepisów prawa,
6. Materiały pozyskane z monitoringu będą przechowywane przez okres do 2 miesięcy od dnia nagrania, po upływie którego będą niszczone w sposób uniemożliwiający ich odtworzenie, a w przypadku, w którym nagrania obrazu stanowią dowód w postępowaniu prowadzonym na podstawie powszechnie obowiązujących przepisów prawa lub mogą stanowić dowód w takim postępowaniu, termin wyżej wskazany ulega przedłużeniu do czasu prawomocnego zakończenia postępowania,
7. Podane przez Państwa dane osobowe będą udostępniane innym odbiorcom – naszym pracownikom, współpracownikom, podmiotom, którym Administrator powierzył przetwarzanie danych osobowych (w tym biurom księgowym, kancelariom prawnym, firmom świadczącym usługi IT, kurierom), podmiotom upoważnionym na podstawie powszechnie obowiązujących przepisów prawa, a także podmiotom, na rzecz których Administrator świadczy usługi lub podmiotom, z usług których korzysta, jeżeli wykonanie tych usług wiąże się z koniecznością udostępnienia danych, które Administrator otrzymał od Państwa,
8. Informujemy, że korzystamy z usług i technologii oferowanych przez takie podmioty jak: Facebook, Microsoft, Google, które mają siedziby w Stanach Zjednoczonych. W świetle przepisów RODO traktowane są jako państwa trzecie, względem których należy wykazać zapewnienie odpowiedniego stopnia ochrony lub wzmiankę o właściwych zabezpieczeniach,
9. Informujemy, że podmioty, o których mowa w pkt 7 przystąpiły do programu Privacy Shield na podstawie decyzji wykonawczej Komisji Europejskiej z dnia 12 lipca 2016 roku i gwarantują, że będą przestrzegać wysokich standardów w zakresie ochrony danych osobowych, jakie obowiązują w Unii Europejskiej, dlatego korzystanie z ich usług i technologii w procesie przetwarzania danych osobowych jest zgodne z prawem,
10. Podane przez Państwa dane osobowe będą przechowywane przez okres związania ofertą lub realizacji umowy oraz przedawnienia roszczeń z nią związanych, a także przez okres w jakim Administrator jest do tego zobowiązany na podstawie obowiązujących przepisów prawa,
11. Osoby, których dane zostały nam przez Państwa udostępnione posiadają prawo dostępu do treści swoich danych oraz prawo ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, prawo do przenoszenia danych, prawo wniesienia sprzeciwu,
12. Osoby, których dane Państwo nam udostępniliście posiadają prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego gdy uznają, iż przetwarzanie danych osobowych ich dotyczących narusza przepisy dotyczące ochrony danych osobowych,
13. Podanie danych osobowych, o których mowa w ust. 1, jest wymagane do zawarcia Umowy i jej realizacji. Odmowa podania danych osobowych skutkuje niemożnością zawarcia lub realizacji Umowy,
14. Dane udostępnione przez Państwa nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany w tym również w formie profilowania,
15. Zobowiązujemy Państwa do poinformowania osób, których dane Państwo nam udostępnicie, w związku ze złożoną ofertą lub zawartą umową, o treści niniejszego pisma.